Счет предназначен для хранения средств, которые у вас имеются или которые вы планируете израсходовать. Каждый счет может содержать некоторые начальные средства и список транзакций, которые к нему относятся.
Счета могут создаваться для разных целей. Это может быть:
Иными словами счета не только хранилище денег, но средство отделять одни деньги от других.
Каждый счет в Гроссбухе имеет свою валюту. Транзакции, которые оперируют с этим счетом могут быть в любой валютой, конвертация валют происходит автоматически по наиболее подходящему обменному курсу на дату транзакции.
Так же у счета есть такие атрибута как "Стартовый баланс" и "Текущий баланс". Стартовый баланс определяет какая сумма была на счету в момент создания счета в Гроссбухе. В дальнейшем при подсчете текущего баланса этого счета, стартовый баланс добавляется ко всем транзакциям счета. Текущий баланс показывает остаток денежных средств на счету на данный момент. Оба эти атрибута выражаются в валюте счета.
Для подробной информации о том, как управлять счетами смотрите раздел Счета.
Гроссбух - мультивалютная программа управления финансами. В Гроссбухе можно завести сколько угодно валют. Если необходимой валюты в Гроссбухе изначально не нашлось, то для того чтобы завести новую валюту необходимо задать ей название и трех-буквенный код типа RUB или USD. Этот код необходим для обновления курсов из Интернет, а так же позволяет более компактно отображать валюту в некоторых местах.
При создании или редактировании транзакции можно задать любую валюту (по умолчанию это будет валюта счета с которым оперирует транзакция). Если эта валюта будет отличатся от валюты счета, то при расчете текущего баланса счета, а так же при расчете прочих итоговых сумм (в отчетах и не только) будет автоматически выполнена конвертация в валюту счета по курсу наиболее подходящему на дату транзакции.
Обменные курсы валют можно обновлять из Интернет либо задавать вручную. Гроссбух хранит (и использует) всю историю курсов.
Для подробной информации о том, как управлять валютами и обменными курсами смотрите раздел Валюты.
Транзакция это основная финансовая операция. Различаются три разновидности транзакций:
Можно так же сказать что транзакция может быть "Доходной", "Расходной" или "Переводом на другой счет". Иными словами, если транзакция не перевод, то она должна отностися к одной из "Доходной" или "Расходной" категорий, то есть в этом случае должна быть обязательно задана категория. Если же транзакция - перевод, то категорию задавать нельзя.
Если транзакция не перевод, то она обязательно относится к одному из счетов в Гроссбухе. Так доходная транзакция увеличивает баланс счета, к которому она относится, а расходная напротив уменьшает.
Итак, транзакция имеют следующие атрибуты:
Большинство из этих атрибутов при создании проводки заполняется автоматически сразу или при уточнении "Назначения платежа" или "Контакта". А "Цена", "Кол-во", "Комиссия" и "Скидка" автоматически уточняются при указании "Контакта".
Следует поподробнее остановится на вычислениях и зависимостях между "Ценой", "Количеством", "Комиссией", "Скидкой" и "Итоговой суммой".
В случае если проводка принадлежит к
доходной категории, то:
"Итоговая сумма" = "Цена" x "Количество"
- "Скидка" - "Комиссия".
В данном случае понятие "Скидка"
обозначает, сколько вы готовы уступить
(сделать скидку) кому-то, кто платит вам
деньги, описываемые данной транзакцией.
Если "Скидка" указана в процентах, то
проценты берутся от "Цена" x
"Количество".
Комиссия обозначает сколько денег вы
платите за совершение операции, которую
описывает данная транзакция. Если комиссия
указана в прцентах, то процент комиссии
берется от "Итоговой суммы".
В случае если проводка принадлежит к
расходной категории, то:
"Итоговая сумма" = "Цена" x "Количество"
- "Скидка" + "Комиссия".
В данном случае понятие "Скидка"
обозначает, сколько вам готовы уступить
(сделать скидку) тот, кому вы платите
деньги. Если "Скидка" указана в процентах,
то проценты так-же берутся от "Цена" x
"Количество".
Если комиссия указана в процентах, то в
данном случае процент комиссии берется от
"Цена" x "Количество" -
"Скидка".
Для того чтобы перевести деньги с одного счета на другой, необходимо создать транзакцию, являющуюся переводом. Для этого в транзакции нужно указать Счет, на который осуществляется перевод и указать "Итоговую сумму", которую необходимо перевести. Если она отрицательная, то деньги переводятся со Счета к которому привязанна транзакция на Счет, указанный как Счет на который нужно перевсти деньги. Если "Итоговая сумма" положительная, то все с точностью до наоборот - деньги в итоге переводятся со Счета перевода на Счет к котому привязанна транзакция. Иными словами баланс Счета, к которому привязанна транзакция изменится на величину "Итоговая сумма".
Существуют также следующие ограничения:
При создании и сохранении такой транзакции, автоматически создается зеркальная ей транзакция, атрибуты которой равны атрибутам исходной транзакции за исключением:
Таким образом в результате баланс одного из счетов увеличится на сумму, на которую уменьшится баланс другого счета, за вычетом комиссии.
Для более подробной информации о транзакциях и их использовании смотрите раздел Транзакции.
Категории позволяют группировать уточнять назначение платежа, например транзакция с "Назначением платежа" "Яблоки" принадлежит категории "Расходы:Еда:Фрукты".
Категории бывают двух типов: Расходные и Доходные. В соответствии со своим типом категория так-же определяет тип транзакций, которые ей принадлежат.
Категории организованны в иерархическую структуру с неограниченным количеством уровней. Все подкатегории имеют тот же тип, что и родительская категория.
Категории удобны для фильтрации и поиска, а так же для построения отчетов и анализа финансовой информации.
Для подробной информации об использовании категорий смотрите раздел Категории.
Проекты это еще один инструмент для организации ваших финансовых операций. Проекты дают возможность независимо от категорий и тд. классифицировать ваши финансовые операции по целям, на которые вы затрачиваете средства или получаете прибыль. Благодаря проектам вы сможете в рамках одного документа следить например за средствами затрачиваемыми на строительство дома, финансовыми операциями связанными с вашим бизнесом, за расходами на путешествия и тд. Можно так же сказать что Проекты это Тэги, присваиваемые транзакциям, только с иерархической структурой.
Проекты, как и Категории имеют иерархическую структуру с неограниченным количеством уровней.
Для работы с проектами, удобно пользоваться фильтрами, которые позволяют отобрать только те транзакции, которые относятся к тому или иному проекту и его подпроектам. А затем с помошью отчетов или в окне транзакций анализировать выбранные проекты, оценить доходность того или иного проекта с учетом планирования на будущее и тд.
Для подробной информации об использовании проектов смотрите раздел Проекты.
Фильтры - один из наиболее часто используемых и полезных инструментов в Гроссбухе. Когда вы работаете с транзакциями, фильтры позволяют задавать среду в которой вы работаете в данный момент: с какими Проектами, Счетами, Категориями и тд. Когда вы работаете с отчетами, фильтры позволяют задать область вашего интереса при анализе финансовой информации.
Сами фильтры состоят из множества простых условий для отбора транзакций, которые вы можете добавлять или удалять, а также сохранять для дальнейшего использования.
Кроме простого отбора транзакций фильтры выполняют много интелектуальной работы, например подставляют нужный счет и валюту к вновь созданным транзакциям, с учетом счетов в фильтрах показываются общий баланс счетов, и показывается он по умолчанию в наиболее подходящей валюте, а на основе фильтров, задающих диапозоны дат, показываются запланированные транзакции и автоматически строятся прогнозы по балансу ваших счетов на будущее, и многое другое.
Фильтры кроме транзакций в закладках работы с транзакциями, планировании и отчетах, также применяются и в показе и фильтрации курсов валют.
Для подробной информации об использовании фильтров смотрите раздел Использование фильтров.
Точно так же как и обычные транзакции (простые и составные), можно содавать запланированные транзакции. Запланированная транзакция отличается от обычной, дополнительными атрибутами:
Зпланированные, по умолчанию до послезавтрашней даты, транзакции показываются в закладке Транзакции в нижней таблице. Если в фильтрах установить другой диапозон дат, то в этой таблице будут показыватся транзакции, запланированные на этот доапозон дат. Помимо того, что это удобное напоминание о запланированных транзакциях, в этой таблице так же удобно управлять ими. Можно удалить не нужные. Можно даже удалять частями, не на всю запланированную сумму. Для этого нужно ее выделить, в поле суммы ввести сумму на которую нужно сократить и нажать кнопку удаления транзакции. Можно путем редактирования или просто выделения и нажатия на кнопку "Применить" сделать любую запланированную транзакцию фактической.
Помимо того, что можно посмотреть на какую сумму вы запланировали транзакции (с учетом фильтров), можно так же оценить баланс счетов на будущее. Так же все отчеты можно строить с учетом запланированных транзакций, задавая диапозоны дат в фильтрах.
В итоге можно сказать, что планирование это очень мощный и гибкий инструмент. Если потратить немного времени и один раз запланировать все повторяющиеся платежи и доходы, а так-же все что можно предусмотреть, то в будущем, лишь слегка корректируя эти планы можно будет всегда дать достаточно точный прогноз о многих аспектах вашей финансовой деятельности и существенно облегчит и само ведение учета.
Для более подробной информации о планировании и использовании запоанированных проводок смотрите раздел Планирование.
Отчеты, как правило показываются в текстовом (или табличном) и графичкском виде. Графический вид позволяет в красивой и наглядной форме трех-мерных интерактивных диаграм просматривать и анализировать финансовые данные. Текстовый вид соответственно дает их детальное, развернутое представление.
Для каждого вида отчетов можно настраивать общие параметры, такие как:
А так же и другие, индивидуальные опции для каждого вида отчетов.
Все эти настройки можно сохранять для будущего использования.
Для подробной информации об отчетах и их использовании смотрите раздел Отчеты.